Informace k zpracovávání osobních dat

REWAN s.r.o. se sídlem Ivánska cesta 30/B, 82104 Bratislava, IČO 45307911 dbá na ochranu osobních údajů, které nám odevzdáváte. Je důležité, abyste věděli, že osobní údaje, které nám poskytujete, zpracováváme zodpovědně, transparentně a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 a zákona o ochraně osobních údajů 18/2018. Máte nárok požádat o informace o evidovaných osobních údajích, jejich opravu, nebo výmaz, a pokud jsou udělené na základě Vámi uděleného souhlasu. Pokud dochází k automatizovanému zpracování, máte právo na přenositelnost údajů a nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na tomto rozhodování. V případě jakýchkoliv dotazů a žádostí týkajících se zpracování vašich osobních údajů se na nás můžete obrátit písemně na adrese sídla společnosti.

Z jakého důvodu o Vás zpracováváme údaje a na jaký účel?

Je pro nás nezbytné zpracovávat osobní údaje, které jste nám poskytli z důvodu, abychom Vám mohli poskytovat naše produkty, služby a abychom mohli plnit smluvní a zákonem dané povinnosti a chránit naše oprávněné zájmy, případně oprávněné zájmy našich zákazníků a jiných osob.

Údaje zpracováváme za účelem:

• Účetní a daňové agendy, které nám vyplývají z předpisů o správě dani a v oblasti účetnictví. Jedná se typicky o faktury, podklady k fakturám, dodací listy a jiné související dokumenty. Při zpracovávání na tento účel vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno c) GDPR
• Poskytování zboží a služeb, kde vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno f) GDPR. Uvedené zpracovávání osobních údajů pro evidenci obchodní agendy považujeme za náš oprávněný zájem.
• Organizace odborných školení a seminářů, kde můžeme zpracovávat osobní údaje o přednášejících a účastnících školení, seminářů a workshopů. Při zpracovávání na tento účel vystupujeme jako Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno b) GDPR. Uvedené zpracování osobních údajů je nezbytné za účelem plnění smlouvy.
• Vedení právní agendy. V odůvodněných případech je nutné uplatňovat, prokazovat nebo obhajovat naše právní nároky mimosoudní nebo soudní cestou nebo musíme poskytnout součinnost orgánům veřejné moci. Při zpracovávání pro tento účel vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno f) GDPR a podle čl. 9 odst. 2 písmeno f) GDPR. Uvedené zpracovávání osobních údajů na evidenci obchodní agendy považujeme za náš oprávněný zájem a za zpracování nezbytné pro prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků, nebo kdykoliv kdy soudy vykonávají svou pravomoc.
• Plnění smlouvy s fyzickými osobami. Zpracováváme osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění různých smluv s fyzickými osobami, např. smlouvy o dílo, účast na školeních a seminářích. Při zpracovávání pro tento účel vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno b) GDPR pokud jde o fyzický osobu.

• Zasílání marketingových newsletterov. Při zasílání marketingových newsletterov na základě Vašeho předchozího souhlasu vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno a) GDPR
• Archivace a registr. Osobní údaje máme povinnost v některých případech zpracovávat v souvislosti se Zákonem o archivnictví a registraci a zároveň i podle čl. 89 GDPR kde vystupujeme v pozici Provozovatel.
• Statistické účely. Výše získané a zpracovávané údaje v nezbytných případech pokud je to zákonem požadované můžeme zpracovávat pro statistické účely. Pro statistické účely se neposkytují konkrétní údaje, ale údaje kumulativní nebo anonymní, jako například množství zákazníků, zaměstnanců, ekonomické statistické údaje. Při zpracovávání pro tento účel vystupujeme v pozici Provozovatel podle čl. 89 GDPR.

Kdo přijde do kontaktu s Vašimi údaji?

S Vašimi osobními údaji prioritně přicházejí do kontaktu naši oprávnění zaměstnanci při zachování mlčenlivosti. V nezbytné a odůvodněné míře můžeme některé Vaše údaje zpřístupnit jiným osobám při zachování mlčenlivosti, pokud nám to dovoluje smlouva se zákazníkem, se souhlasem zákazníka nebo pokud nám taková povinnost vyplývá z právních předpisů. V závislosti na okolnostech a účelu zpracování patří mezi příjemce zejména:

Naši zaměstnanci k tomu oprávnění

Přepravní společnosti

Účetní společnost za účelem zpracování účetní agendy

Auditorské společnosti

Poradci (daňoví, právní, atd.)

Poskytovatelé web hostingových a cloudových služeb

Poskytovatelé softvérového vybavení (např. Microsoft)

V případě zpracování osobních údajů formou subdodavatelské společnosti tuto společnost nejprve komplexně prověřujeme, zda splňuje podmínky z hlediska bezpečnosti zpracování osobních údajů podle GDPR a až následně společnost zpracováním osobních údajů pověříme.

V případě požadavku na zpřístupnění Vašich osobních údajů od orgánů veřejné moci zkoumáme, zda jsou legislativou stanoveny podmínky pro jejich zpřístupnění. Bez řádného prověření legislativního nároku nejsou Vaše údaje zpřístupněny.

Jak dlouho budeme vaše údaje uchovávat?

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytnou dobu. Doba uchovávání údajů obecně vyplývá z právních předpisů. V případě, že doba uchovávání nevyplývá z právních předpisů, určujeme ji na základě vztahu ke konkrétnímu účelu, na základě interní politiky a spisového (archivačního) plánu.

Takto určené všeobecné doby uchovávání osobních údajů pro výše uvedené účely zpracování osobních údajů jsou následující:

• Účetní a daňová agenda. Doba uchovávání po dobu následujících 10 let od ukončení účetního roku.
• Poskytování zboží a služeb. Doba uchovávání během trvání smluvního vztahu.
• Organizace odborných školení a seminářů. Doba uchovávání prezenčních listin stejně jako účetní agenda. Fotografie a videa ze školení a seminářů podle sdělení o vyhotovení, typicky 5 let nebo do zaslání námitky proti zpracování.
• Vedení právní agendy. Doba uchovávání do promlčení právního nároku.
• Plnění smlouvy s fyzickými osobami. Doba uchovávání během trvání smluvního vztahu.
• Zasílání marketingových zpráv. Doba uchovávání do kliknutí na "odhlásit", které je součástí každé zprávy nebo do zaslání námitky proti zpracování.
• Archivace a registr. Doba uchovávání během lhůty uložení podle archivačního řádu.
• Statistické účely. Doba uchovávání během existence jiných účelů zprávy.

V případě, že máte zájem dozvědět se o způsobu uchovávání nebo zpracovávání Vašich osobních údajů pro konkrétní účel, obraťte se na nás s žádostí na e-mailem rewan@rewan.sk telefonicky + 421 23 211 25 81 nebo poštou na níže uvedenou adresu.

Způsob získávání osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou získávány nejčastěji přímou formou od Vás, čili jde o získání osobních údajů dobrovolné. Osobní údaje nám poskytujete například formou:

• Registrací na naší web stránce
• Komunikací s námi
• Účastí na odborných školeních a seminářích organizovaných nebo spoluorganizovaných společností REWAN
• Účastí na aktivitách
• Vyplněním kontaktního formuláře na akcích

Vaše osobní údaje můžeme získat i od Vašeho zaměstnavatele, například při přihlášení zaměstnanců na školení, od Vašich kolegů za účelem plnění smlouvy, pokud jste statutáři organizace, která je naším smluvním partnerem nebo stranou se kterou jednáme o uzavření smluvního vztahu, Vaše osobní údaje můžeme získat z veřejně dostupných zdrojů a registrů atd.

V žádném případě se však systematicky nezpracovávají žádné náhodně získané osobní údaje na žádný námi vymezený účel.

Zabezpečení Vašich osobních dat

REWAN s.r.o. dbá na bezpečnost osobních dat, které nám předáváte. Přijali jsme vhodná technická a organizační opatření, abychom Vaše data dostatečně chránily s ohledem na závažnost jejich zpracování. K Vašim osobním údajům, které jsme od Vás získali, nemá přístup žádná neoprávněná osoba a nepředáváme je bez Vašeho souhlasu dalším subjektům k dalšímu zpracování, pokud to nevyžaduje zákon nebo v případě ochrany našich právních zájmů.

Právo na informace

Vaším právem je požádat REWAN s.r.o. o informace, jaké osobní údaje a v jakém rozsahu a pro jaký účel o vás zpracováváme. Tyto informace vám poskytneme zdarma ve lhůtě nejpozději 30 dní, v mimořádných situacích pak nejpozději ve lhůtě 90 dnů. O prodloužení lhůty v mimořádných případech vás budeme včas informovat. Pokud budete požadovat sdělení informací, které o vás evidujeme, budeme nejprve potřebovat ověřit, že jste skutečně osoba, které patří tyto informace. Ve vaší žádosti tedy uveďte dostatečnou identifikaci Vaší osoby. V případě potřeby máme právo vyžádat si doplňující informace k Vaší identifikaci, než Vám poskytneme osobní údaje, které zpracováváme k Vaší osobě.

Naším právem pak je důvodně odmítnout požadavky na informace, které jsou bezdůvodné, zda se nepřiměřeně opakují, případně jejich získání vyžaduje nepřiměřené úsilí, nebo by byly obtížně získatelné (typicky ze záložních systémů, archivaci apod.).

Právo na přenositelnost údajů

Máte právo získat osobní údaje, které o vás evidujeme, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Na základě Vaší žádosti mohou být tato data předány jinému provozovateli.

 

Aktualizace údajů, právo na opravu

Protože, se mohou osobní údaje v průběhu času měnit (například změna příjmení), budeme rádi, když nás budete informovat, že u Vás nastala nějaká změna, tak abychom Vaše osobní údaje měli aktuální a nedocházelo k případným omylům. Podání informace o změně údajů je nutné k tomu, abychom mohli řádně vykonávat svou činnost provozovatele.
S tím, souvisí i Vaše právo na opravu osobních údajů, které o Vás evidujeme. Pokud zjistíte, že naše údaje již nejsou aktuální, máte právo požadovat jejich opravu.

Námitky

Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje nezpracováváme v souladu s platnou legislativou ČR a Unie, máte právo vznést námitku a my následně prověříme oprávněnost vašeho požadavku. V okamžiku podání námitky bude zpracování Vašich osobních údajů omezené, dokud nebude ověřeno, zda je námitka oprávněná. Informujeme Vás, že vaším právem je obrátit se také s námitkou proti zpracovávaným osobním údajům, které o Vás zpracováváme, na příslušný kontrolní úřad na Ochranu Osobních Údajů na adrese:

Úrad na ochranu osobných údajov
Hraničná 12
820 07  Bratislava 27
Slovenská republika

Právo na omezení zpracování

Máte právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů v případě, že se domníváte, že takto evidované nejsou přesné, případně jejich zpracováváme protiprávně a dále pokud se domníváte, že tyto údaje již nepotřebujeme pro účely jejich zpracování.

Právo na výmaz

Pokud jste nám někdy udělili souhlas se zpracováním svých osobních údajů (například e-mailovou adresu v rámci zasílaných zpráv), máte právo jej kdykoliv odvolat a my údaje, které zpracováváme výhradně na základě Vašeho souhlasu, máme povinnost vymazat. Právo na výmaz se nevztahuje na zpracovávané údaje v rámci povinnosti plnění smlouvy, zákonných důvodů či oprávněných zájmů. Pokud jsou některé Vaše data uchovávána v záložních systémech, které automatizovaně zajišťují odolnost všech našich systémů a plní funkci ochrany ztráty dat pro případy havárií, není v našich silách vymazat tato data i ze záložních systémů a nezřídka to není ani technicky proveditelné. Ale tato data nejsou dále nijak aktivně zpracovávány a nebudou sloužit pro další účely zpracování.

Kam se můžete obrátit

Se svými dotazy na ochranu osobních údajů se můžete také obracet na e-mail rewan@rewan.sk nebo na sídlo naší společnosti:

REWAN s.r.o.
Ivánska cesta 30/B
82104 Bratislava

Webové stránky – soubory protokolů

Pokud přistoupíte na naše webové stránky a prohlížíte si je, zpracováváme následující protokolové soubory a ukládáme je na našich serverech. Mezi informace, které ukládáme, patří:

• Vaše Adresa IP
• Otevřená stránka našeho webu
• Kód odpovědi http
• Identifikace vašeho prohlížeče

Tyto informace zpracováváme po dobu maximálně jednoho roku a pouze pro účely naší právní ochrany.

Soubory cookie

Když navštívíte naše webové stránky, jste informováni, že využíváme technologie pro shromažďování a ukládání informací pomocí souborů cookie do vašeho zařízení. Soubory cookie jsou malé textové soubory, které nikam neodesílají, tyto soubory můžete z prohlížeče odstranit nebo jejich využití zakázat úplně. Soubory cookie neshromažďují žádné vaše osobní údaje, bez těchto souborů však nedokážeme zajistit plnohodnotnou funkčnost webových stránek.

Analýzy a statistiky

Webové stránky monitorujeme a analyzujeme pomocí analytických služeb. Žádné z údajů, které pomocí této služby analyzujeme, nejsou vašimi osobními údaji. Pomocí této služby zjišťujeme návštěvnost a geografické údaje, informace o prohlížeči a operačním systému, ze kterého na naše webové stránky přistupujete. Všechny tyto informace využíváme pro marketingové účely, pro účely dalšího zlepšování webových stránek a obsahu a také pro účely právní ochrany.

Zasílání novinek na e-mail

V případě, že máte zájem od REWAN s.r.o. dostávat akční nabídky produktů prostřednictvím e-mailu, který nám sdělíte a udělíte souhlas s takovým využíváním vaší e-mailové adresy, budeme tento e-mail zpracovávat výhradně pro tyto účely. REWAN s.r.o. nepředává takto získanou emailovou adresu žádným dalším subjektům. V případě, že se kdykoliv v budoucnu rozhodnete, že už od REWAN s.r.o. nechcete dostávat e-maily na tento účel, můžete odvolat svůj souhlas se zpracováním uvedené e-mailové adresy zde, nebo písemně na adrese sídla společnosti.

Předávání osobních údajů do třetích zemí

K předávání osobních údajů zprostředkovatelem nebo jiným příjemcům ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích nedochází.

Zásady ochrany osobních údajů jsou pravidelně revidované a můžou se v případě potřeby aktualizovat. Poslední změna těchto zásad ochrany osobních údajů proběhla v pátek, 01. června, 2018.